Einen Umzug für ein Büro oder eine ganze Firma zu planen, kann eine große Hürde sein. Hier muss vieles beachtet werden. Der erste Schritt ist es zu wissen, wann der Umzug ungefähr stattfinden soll, was mitgenommen wird und was nicht. Dazu muss ein zentraler Ansprechpartner ernannt werden, der den Umzug im besten Fall ebenfalls mit der Umzugsfirma organisiert.
Unten finden Sie unsere Büroumzug Checkliste für die Organisation eines Firmenumzugs, wir empfehlen bei großen Umzügen jedoch immer eine Spedition zu beauftragen!
Vorplanung
Die Vorplanung ist das A und O bei einem Büroumzug. Untenstehend sind die wichtigsten Punkte, die bei der Planung eines Betriebsumzugs beachtet werden sollten. Eine praktische Checkliste zum Herunterladen, gibt es gleich am Ende.
2-5 Monate vor dem Umzug
- Neuen Standort auswählen und Mietvertrag abschließen
- Umzugsunternehmen beauftragen
- Projektleiter für den Umzug bestimmen
- Umzugsbudget festlegen
- Erste Bestandsaufnahme aller Gegenstände
1 Monat vor dem Umzug
- Mitarbeiter über Umzug informieren
- IT-Infrastruktur planen
- Neue Büroausstattung bestellen
- Geschäftspartner und Kunden benachrichtigen
- Halteverbotszone beantragen
1 Woche vor dem Umzug
- Datensicherung durchführen
- Verpackungsmaterial bereitstellen
- Mitarbeiterplätze zuteilen
- Telefon- und Internetanschluss organisieren
- Letzte wichtige Termine abwickeln
1 Tag vor dem Umzug / Am Tag des Umzugs
- IT-Systeme herunterfahren
- Wertsachen sicher verwahren
- Umzugsteam koordinieren
- Letzte Kontrollen durchführen
- Schlüsselübergabe vorbereiten
Im Laufe des Umzugs / Vor der Betriebsaufnahme
- IT-Systeme wieder in Betrieb nehmen
- Arbeitsplätze einrichten
- Funktionalität aller Systeme testen
- Mitarbeiter einweisen
- Geschäftsbetrieb wieder aufnehmen
Fazit
Das Wichtigste was beim Büroumzug beachtet werden muss, ist die Vorplanung. Je früher angefangen wird, desto besser! Dazu sollten alle informiert werden, denn die meisten Fehler entstehen durch mangelnde Kommunikation. Sei es die Umzugsfirma mit der zusammen gearbeitet wird, alle zuständigen Ämter oder die Mitarbeiter in der Firma. Zusammengefasst merken: planen, informieren & inkludieren!
